Ohne App: Link und QR-Code
So erzeugst und teilst du den Link jeder Prüfperson, verschickst QR-Codes und widerrufst Zugänge in den Details der Verkostung.
Ziel
Deine Prüfpersonen sollen eine Verkostung auf dem Handy bewerten können, ohne eine App zu installieren oder ein Konto anzulegen. Die Einladung gilt pro Prüfperson und wird im Abschnitt „Digitale Prüfung“ in den Details der Verkostung verwaltet.
Schritte
Öffne eine Verkostung mit zugeordnetem Panel
Seitenleiste → Meine Prüfungen → öffne eine Verkostung (oder leg eine an, siehe Verkostung anlegen). Um das Panel einzuladen, reicht es, dass der Verkostung Prüfpersonen zugeordnet sind; der Abschnitt für Einladungen steht in den Details der Verkostung in jedem Status zur Verfügung.
Wenn du noch niemanden zugeordnet hast, siehst du den Hinweis „Ordne der Verkostung Prüfpersonen zu, bevor du digitale Einladungen erzeugst.“, und die Schaltflächen zum Erzeugen bleiben deaktiviert.
Erzeuge die Links
Klick im Abschnitt „Digitale Prüfung“ auf:
- Links erzeugen: legt den eigenen Link jeder Prüfperson an, ohne E-Mail zu verschicken.
- E-Mails senden: erzeugt die Links und schickt sie per E-Mail an die Prüfpersonen, die eine E-Mail-Adresse haben.
- Neu erzeugen: erzeugt neue Links und QR-Codes für alle Prüfpersonen und macht die bisherigen sofort ungültig. Vorher fragt die App nach einer Bestätigung (Links neu erzeugen? → Links neu erzeugen).
Teile den Link pro Prüfperson
Jede Zeile der Tabelle zeigt die Prüfperson mit ihrem Fortschritt und dem Linkstatus. Zum Teilen hast du in jeder Zeile:
- Kopieren: kopiert den Link in die Zwischenablage (die Schaltfläche wechselt beim Klick zu Kopiert). Füg ihn in WhatsApp, Slack oder wo du willst ein.
- QR: öffnet das Fenster „Einladung von <Name>“ mit dem Bild des Codes und dem Text „Die Prüfperson scannt diesen Code, um ihre Prüfung zu öffnen.“ Klick am Ende auf Schließen.
- Erneut senden: verschickt die Einladungs-E-Mail noch einmal.
Erneut senden gibt es nur für Prüfpersonen mit E-Mail-Adresse. Wer keine hat, erscheint als „Keine E-Mail“ und lässt sich nur über Kopieren oder QR einladen. Solange für eine Zeile kein Link erzeugt ist, zeigt die Spalte zum Teilen „Kein Link“.
Die Prüfperson bewertet
Beim Öffnen des Links sieht die Prüfperson die Begrüßung, wählt die Probe über den dreistelligen Code oder den QR-Code, füllt den Prüfbogen aus und sendet ihn. Den kompletten Ablauf findest du im Leitfaden für Prüfpersonen.
Verfolge den Fortschritt
Die Spalte Fortschritt zeigt, wie viele Proben jede Prüfperson von der Gesamtzahl schon bewertet hat, mit einem Balken (oder Offen, solange es noch keinen Fortschritt gibt). Die Spalte mit dem Linkstatus durchläuft diese Reihenfolge:
- Nicht erzeugt: Du hast den Link dieser Prüfperson noch nicht erzeugt.
- Erzeugt: Der Link ist angelegt und bereit zum Teilen.
- Geöffnet: Die Prüfperson hat den Link geöffnet.
- Gesendet: Die Prüfperson hat ihre Prüfung abgeschlossen und gesendet. Das ist der Endstatus (er bedeutet nicht „E-Mail gesendet“).
- Widerrufen: Du hast den Link ungültig gemacht, er funktioniert nicht mehr.
Wenn eine Prüfperson eine Probe abschließt, bekommst du in Echtzeit eine Meldung („<Name> hat eine Probe abgeschlossen“).
Zugang widerrufen
Wenn du einen Link ungültig machen musst (zum Beispiel, weil du ihn versehentlich geteilt hast), klick in der Zeile der Prüfperson auf Widerrufen. Der Link wechselt in den Status Widerrufen und funktioniert sofort nicht mehr.
Alte Links
QR-Codes oder Links im alten Format https://app.areacacao.com/invitado/evaluacion/<token> funktionieren weiterhin: Sie leiten automatisch auf die aktuelle Ansicht für Prüfpersonen weiter. Deshalb musst du sie nicht neu erzeugen.
Gültigkeit des Links
Jeder Link hat eine Gültigkeit, die das System automatisch festlegt: 30 Tage ab dem Erzeugen oder, wenn die Verkostung eine Abgabefrist hat, 7 Tage nach dieser Frist, falls das früher ist. Diesen Wert stellst du in dieser Ansicht nicht ein. Die Prüfperson sieht die konkrete Frist auf ihrer Begrüßungsseite im Feld „Frist“, das „Bis <Datum>“ anzeigt. Wenn ein Link abläuft, klick auf Links erzeugen: Abgelaufene Links werden durch neue ersetzt, gültige bleiben unverändert. Neu erzeugen erneuert die Links des ganzen Panels.